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하버드 첫 강의 시간관리 수업

프롤로그 하버드 학생들의 꿈을 이루는 도구 시간관리

올해로 382년의 역사를 자랑하는 미국에서 가장 오래된 세계 최고의 명문 하버드대학 신입생들과 MBA 수업에서는 시간관리를 가장 먼저 가르치고 있고, 이는 가장 많은 CEO와 세계적인 인재를 배출 해낸 비결이기도 하다. 시간관리가 성공과 가장 밀접한 관련이 있는 이유는 최단기간 내에 원하는 목표를 최대한 실현하는 목표의식 때문이다.

Part 1.무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?

넘쳐나는 업무는 자신을 지치게 만들므로 원래 목표와의 관련성을 살펴봐야 한다.

관리자는 적절하게 업무를 위임하고 본인은 더 중요한 일을 처리해야 한다.

어떤 일이든 완벽할 수는 없으므로, 어쩔 수 없는 상황을 받아들이고 될대로 되라는 식의 자세가 필요할 때도 있다.

회의에 대한 불만은 회의가 아닌 버려지는 시간에 대한 불만이므로 주어진 시간내에 진행되고 끝마쳐야 한다.

하버드대학 실험 결과 목표가 분명하면서 장기적인 3%가 큰 성공을 거두었다. 시간관리를 잘하고 싶으면 목표가 뚜렷해야 한다.

이메일은 소통의 도구로서 의미가 있으나, 다른 업무를 방해 않도록 효율적으로 사용해야 한다.

일 중간의 휴식은 전환비용이 발생하므로, 가급적 하던 일을 마친 후 휴식을 가져야 한다.

Part 2.효율적인 시간관리 목표를 정하라

이 세상에 ‘아무거나’란 일은 없다. 성공하려면 목표가 뚜렷해야 한다.

좌뇌와 우뇌를 골고루 사용하는 마인드맵은 목표구체화에 도움이 된다.

매일 해야 할 중요한 6가지를 적어보고 순서대로 실행하면 시간효율을 높일 수 있다.

20:80의 파레토법칙을 이용하여 20%의 시간으로 80%의 성과를 낼 수 있다.

Part 3.나만의 시간관리표를 만들자

잠깐의 휴식도 스케줄에 넣어라. 이때, 일과의 마지막이 아닌 피로해지기 직전을 찾아서 넣자.

매일 조금씩 시간을 투자해 시간계획을 세우면 가장 중요한 업무에 집중토록 도와준다.

비효율적 업무는 절대적 비효율업무와 상대적 비효율업무로 나뉘며, 전자는 즉시 삭제하고, 후자는 적합한 시간배정을 한다.

시간관리의 비법은 생산적 일을 하는 것이며, 시간관리를 할 수 있는 사람은 자기 자신뿐이다.

성공여부는 시간을 대하는 태도인 ‘시간관념’에 달려 있으며, 장기적 관점으로 단기계획을 세운다.

제대로 못하는 것 보다 거절하는 것이 나으며, 이때 당신이 거절하는 것은 상대방이 부탁한 일이지 상대방이 아니라는 걸 분명히 알도록 한다.

만병은 피로를 느낄 때 오는 불균형에서 시작된다. 수면,운동,식습관 등 피로를 떨쳐내야 한다.

사람의 집중력은 최대치가 90분이라는 것을 적극 활용한다.

최상의 상태는 적당히 만족스런 상황이다. 허황된 완벽을 추구하느라 시간을 낭비하지 말자.

Part 4.권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다

성공한 지도자는 부하직원들이 자신의 창의력과 적극성을 충분히 발휘토록 시기적절한 위임을 한다.

역(逆) 업무위임이란 부하직원이 가져야 하는 책임과 권한을 상사에게 미루는 행위로 부하직원이 스스로 생각하고 해결 할 수 있도록 관리해야 한다.

관리자가 업무가 많다면 이는 불필요한 업무를 감당하고 있는 것이다. 디테일한 업무는 부하직원에게 맡기고 큰일을 쉽게 처리하는 것이 관리자가 갖춰야 할 업무 방식이다.

효율적 업무 위임에 실패한 관리자는 넘쳐나는 업무로 숨 쉴 틈이 없다.

업무를 위임 할 때는 간단명료하고, 정확하고, 효율적으로 설명해야 하고, 음성, 말투, 어조 등의 다양한 매개체를 활용한다.

Part 5.업무시간관리 장애극복

예고 없이 방문하는 사람들은 거절하거나, 다른 적임자를 소개한다.

업무공간을 정리하면 시간을 아낄 수 있고 업무효율을 높일 수 있다.

유능한 직원이 되고 싶다면, ‘내가 사장이라면 이 문제를 어떻게 해결할까?’ 등 사장의 의도를 파악하는 연구를 해야 한다.

업무효율을 높일 수 있는 지름길은, 문제를 간소화 하고 간단한 방법을 찾는 것이다.

대부분 고위관리자는 부하직원이 스스로 답을 찾도록 분명하게 지시하지 않는다고 하지만, 결과를 미리 말해주는 관리법은 시간이 촉박한 상황에서 많은 시간을 절약할 수 있다.

중요성과 시급성을 기준으로 업무를 4분류하는 아이젠하워 원칙을 이용하면 업무효율을 높일 수 있다. 그 중 중요하진 않지만 시급한 ‘교란의 업무’는 많은 시간낭비를 초래한다.

오늘부터 한 시간에 한번씩 ‘행동으로 옮겨야 해’라고 말을 하자! 미루는 태도는 실패의 원인이다.

성공한 사람은 자신의 시간을 굉장히 소중하게 생각하고, 시간 분배 및 통제를 통해 효율을 높인다.

Part 6.효과적으로 업무효율을 높이는 시간관리 방법

요즘같이 변화무쌍할 때, 속도는 생명이다. 효율적인 전화 이용을 통해 낭비를 제거한다.

메일에 자신의 전화를 기재하면 전화로 답변을 들을 수 있어 시간을 절약할 수 있다.

상사와의 성공적인 의사소통을 위해, 상사와 상하관계라는 걸 분명히 알고 상사의 업무일정을 잘 파악하도록 한다.

시인이자 소설가이며 피아니스트인 애리스톤은 잠깐의 틈을 활용하여 이 모든 직업을 이룬것이다.

Part 7.직장생활과 일상생활의 균형 맞추기

적극적이고 좋은 업무태도는 업무 생산성이 높아서, 직장과 일상의 균형을 가져다 준다.

생활에서 발생하는 가치 없는 일에서 벗어나야 더 많은 시간을 사용할 수 있다.

피로에 지친 관리자만큼 최악의 관리자는 없다. 절대 워커홀릭은 되지 않는다.

운동, 자기격려, 영양 보충 등을 통해 항상 좋은 컨디션을 유지한다.

수면부족은 기억을 형성하는 신경, 행동 능력에 영향을 준다. 수면의 질을 높이고 밤샘을 하지 않는다.

업무 중 감정충돌은 비효율을 가져오므로, 자신의 기분을 조절하는 법을 반드시 배운다.

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