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종이를 데이터로 만들기

서류는 데이터로 보관하자

요즘은 컴퓨터로 일하는 것이 당연한 시대다. 데이터를 갖고 있다면 종이로 된 서류는 굳이 보관하지 않아도 된다는 의식이 널리 퍼져있다.

물론 아직 제출하지 않은 신청서나 견적서처럼 아직 종이 서류가 필요한 경우도 있다. 그러나 이마저도 제출하는 순간 내 손을 떠나므로 정리하고 말 것도 없다.

문제는 회의 일정표나 자료, 거래처에서 받은 팸플릿, 상사나 부하 또는 외부에서 받은 확인용 서류, 나중에 참고하려고 모아둔 신문·잡지 기사, 회의 때 적어 둔 메모지 등 당장 필요가 없는 것들까지도 좀처럼 버리지 못한다는 것이다.

보관하지 않아도 되는 서류는 모두 버렸어야 맞다. 여전히 버리지 못한 서류들이 산더미처럼 쌓여 있다면, 그중 대다수는 필요 없는 것일 가능성이 크다.

중요한 정보는 텍스트로 저장한다

데이터로 만드는 이유는 종이를 줄여 주변을 깨끗하게 정리하기 위한 것도 있지만, 정보가 필요할 때 곧바로 찾아 쓸 수 있도록 하는 것이 핵심이다. 그러니 정말 필요한 정보는 텍스트화해서 검색하기 쉽도록 보관하다.

나는 늘 중요한 정보는 구글이 제공하는 스프레드시트에 입력한다. 직장인이라면 업무 중 엑셀을 자주 사용할 것이다. 엑셀과 사용 방법이 같은 스프레드시트를 사용해 내게 필요한 정보를 카테고리별로 나누어 기록하자.

정보가 어디에 있는지 알기 쉽게 정리하면 그 데이터 내에서 검색만 해보면 필요한 내용을 찾을 수 있다. 회의 중이나 외부에 있을 때에도 참고할 수 있으므로, 필요할 때마다 종이를 꺼내는 것보다 편리하다.

시간정리

업무를 파악해야 시간도 줄일 수 있다

핵심은 정해진 시간에는 정해진 업무에만 집중해야 한다는 것이다. 그 일 말고도 해야 할 일이 여러 가지 있더라도 일단은 생각하지 말자. 국어 시간에 수학 공부를 해서는 공부를 잘할 수 없다.

이와 마찬가지로 업무도 정해진 시간에 정해진 업무내용에만 집중해 시간 안에 마치도록 한다. 일하는 도중 자꾸 다른 일이 끼어들면 아무리 시간이 많아도 제때에 마치기 어렵다. ‘시간 안에 일을 마치지 못하면 야근을 하면 되지’, ‘집에 가져가서 하면 되지’라는 생각은 버리자.

할당된 시간 안에 일을 마치지 못했더라도 정해진 시간이 지나면 하던 일을 접고 다음 할 일을 꺼내야 한다. 그렇지 않으면 마음이 느슨해져 점점 시간표를 지키지 않게 되기 때문이다. 그렇게 되지 않도록 정해진 시간을 유념하고 제때 업무를 마치는 습관을 들이자.

그래도 시간표를 지키기 어렵다고 느끼는 사람은 아마도 자신의 업무 속도를 정확히 파악하지 못했을 가능성이 크다. 업무에 걸리는 시간을 계산하는 것은 직장인에게는 필수다. 그러므로 우선 업무에 걸리는 시간부터 계산할 줄 알아야 한다.

소요 시간 계산에 서툰 이유는 자신의 업무를 파악하지 못했기 때문이다. 자신의 업무를 제대로 파악하고 계산할 수 있는 상태여야 시간도 잘 관리할 수 있다.

캘린더만으로 할 일 파악하기

캘린더에서 일정을 관리하는 방법의 포인트를 요약하면 아래의 세 가지다.

1.할 일은 모두 캘린더에 적고 잊는다.

2.업무에 걸리는 시간을 파악하고 매일 시간표를 짠다.

3.시간표에 따라 일하고 점점 소요 시간을 줄여나간다.

이 세 가지만 지키면 시간을 잘 관리할 수 있다. 시간을 관리한다는 것은 자신의 업무를 파악할 수 있다는 것이다. 이는 일 잘하는 사람이 되기 위한 전제조건이다. 이렇게 하면 업무 속도가 빨라질 뿐 아니라 정해진 시간에 집중할 수 있고, 업무의 질이 높아지며 실수가 줄어든다.

사람에 따라서는 메모장을 함께 사용하거나 별도의 업무 관리 애플리케이션 등을 사용할 수도 있는데, 무엇이든 한 번 보면 바로 알 수 있게 하는 것이 핵심이다. 그런 의미에서 구글 캘린더에 모든 정보를 모아 놓고, 쓸데없는 툴이나 메모를 중복해서 사용하지 않는 편이 효율성 면에서 좋다.

아이디어의 원천이 되는 데이터를 보관하자

일에 필요한 것은 도구와 아이디어

일에 필요한 것은 크게 나누면 두 가지다. 도구가 될 만한 것과 아이디어가 될 만한 것이다. 거래처 데이터나 주문서 같은 각종 서류는 일에 필요한 도구라고 할 수 있다. 이를 사용하기 쉽도록 정리해 두면 업무효율을 높일 수 있다. 또 매출을 올리기 위한 아이디어가 되는 것으로는 서류나 책, 잡지나 상품 등 다양한 것을 떠올릴 수 있는데, 이것들은 데이터화하여 필요할 때 바로 떠올릴 수 있어야 한다.

수익을 올리려면 아이디어를 빼놓을 수 없다

일에 필요한 것은 두 가지라고 말했는데, 단도직입적으로 말해 도구가 될 만한 것은 수익으로 직결되지는 않는다. 수익 향상을 뒷받침할 뿐이다.

아무리 책상을 잘 정리한다 해도, 거래처 데이터를 보기 좋게 만들었다 해도 그 자체가 매출 증가로 이어지지는 않는다. 그렇다면 무엇이 회사의 매출을 올리는가? 바로 회사의 상품이 되는 서비스 자체다.

아이디어의 원천이 되는 데이터가 왜 중요한가 하면, 이것이 회사의 신제품이나 신규서비스를 만드는 기획의 원천이고, 결국 매출 증가의 원천이 되기 때문이다.

정말 능력 있는 사람은 데이터나 프로그램을 정리해 언제나 사용할 수 있도록 준비하는 것은 물론이고, 그렇게 해서 생긴 여유시간에 아이디어가 될 만한 데이터를 매일 저장하고 콘텐츠화할 줄 아는 사람이다.

필요한 데이터만 모으자

정보의 홍수 속에 허우적거리며 아무 정보나 저장해서는 안 된다. 지금은 웹이나 SNS 등 여기저기서 쉴 새 없이 정보가 쏟아지기 때문에 정보를 정리하기만 해도 일을 한 것 같다는 사람들이 많다. 그러나 단순히 인터넷이나 입소문을 받아들이지만 말고 자신의 생각을 중심으로 저장해 아이디어의 원천으로 만들자.

인터넷이나 텔레비전, 잡지나 뉴스 기사의 내용은 대부분 2차 정보이므로 무조건 받아들이는 것은 옳지 않다. 그러므로 데이터로 저장할 때에는 통계나 사실들만 저장하자.

자신의 시간을 파악하자

시간은 기록하면 파악할 수 있다

머릿속을 정리하여 효율적으로 일 할 때 처음에 반드시 해야 할 것은 업무를 처리하는 데 걸리는 시간을 파악하는 것이다.

머릿속이나 시간은 눈에 보이지 않아서 제대로 정리하기가 어렵다. 그러나 이것들이야말로 업무에서 가장 중요하고 잘 정리해야 하는 것들이다.

자신이 업무에 쓰는 시간을 정확하게 파악하기 위해서는 시간을 정확하게 기록해야 한다. 기록을 잘하면 시간 효율에 대한 의식이 습관이 되어 무슨 일에 얼마의 시간이 소요될지 정확하게 알 수 있다.

공백 5시간에 공부를 한다

일에서 성과를 내는 사람들에게 시간 사용법을 물으면, 자기계발을 위해 공부하는 시간을 하루 평균 3~5시간 정도 할당한다고 말한다.

바쁜 일과 중에 과연 그게 가능할까 느껴지지만, 앞서 말한 것처럼 일반적인 직장인은 거의 하루 평균 5시간 정도 공백이 있다. 그 5시간을 매일 공부에 할당하면 업무 수준이 올라가는 것은 당연하다.

공백시간을 줄이면 야근을 하지 않고도 정시에 업무를 마칠 수 있고, 그 뒤에는 대학원에 다니거나 책을 읽거나 세미나에도 갈 수 있다. 또 일을 하면서도 되도록 빨리 마치려는 의식을 갖고 있으면 아이디어의 원천이 될 만한 정보를 모으거나 새로운 기획을 제안하기 위해 조사를 하는 등 매일매일 미래를 준비할 수 있게 된다.

습관화하자

하루를 마칠 무렵 확인하자

습관을 들이려면 반복은 물론이고 매일 그날의 상태를 확인하는 것이 효과가 있다.

정리된 상태는 주의하지 않으면 금세 어지러운 상태로 돌아간다. 책상 주변, 폴더, 서류와 일정까지 처음에는 잘 정리했어도 시간이 조금만 지나면, 심지어 하루가 끝날 즈음에 다시 뒤죽박죽 어지러운 상태가 된 적이 있을 것이다.

이를 방지하려면 하루가 끝나갈 무렵에 정리 상태를 확인하고 파악해야 한다.

매일 잠들기 전에 시간을 갖고 적어도 자신의 상태만이라도 파악한 뒤에 잠들도록 하자.

오늘 내가 보낸 시간 중 낭비는 없었는지, 하루 중 어떤 시간을 줄일 수 있었는지 잘 생각해 보자. 또 아직 정리하지 않은 것이 있다면 언제 시간을 내어 그것들을 정리할지 생각해 보는 것이다.

매일 잠들기 전에 이렇게 파악할 수 있는 시간을 가질 수 있도록 구글 캘린더에 하루의 끝 무렵 30분을 ‘매일’ ‘반복’하여 입력하자.

아침에는 일정을 파악하기 위한 시간을 갖자

잠들기 전과 마찬가지로 아침에 일어나서 일을 시작하기 전에도 30분 동안 정리를 위한 시간을 갖자.

우선 아침에는 구글 캘린더로 그날 또는 이번 주에 해야 하는 일을 확인하자. 오늘 해야 할 일을 이때 모두 파악해 두면 나중에는 별다른 고민 없이 순서대로 처리만 하면 된다. 그 뒤로 해야 하는 일이 생기면 구글 캘린더에 바로 입력한다.

자신의 시간을 파악할 수 있게 되면 어떤 시간을 비워 놓아야 용건을 제대로 처리할 수 있는지 시간을 계산할 수 있게 된다. 그러므로 중요한 일은 캘린더 일정에 잘 입력해 놓는 것도 습관화하자.

자신을 콘텐츠화하자

콘텐츠가 있는 사람만이 성공할 수 있다

회사에 큰 이익을 올려주는 사람, 다시 말해 회사를 떠나도 스스로 사업을 하거나 다른 회사에서 스카우트 제의를 받을 만한 인재란 바로 콘텐츠 의식이 있는 사람이다.

콘텐츠 의식이란 일상의 모든 요소를 콘텐츠로 파악하고 이를 늘 쌓아 두었다가 언제든 활용할 수 있고 상품화할 수 있는 것을 가리킨다.

정보화 사회에서 연봉을 높이기 위해서는 콘텐츠 의식을 빼놓을 수 없다.

예를 들어 해외여행을 다녀왔다면 그저 “즐겁게 쉬다 왔다”로 끝나는 것이 아니라, 해외에서 보고 느낀 것 또는 가보지 않으면 알 수 없는 여행정보를 사진과 함께 블로그에 올린다. 화제가 된 영화가 있다면 그것이 왜 인기를 끌었을지 내 생각을 정리해 올린다. 또는 스포츠 경기를 관람하러 갔다면 웹으로 나만의 실황중계를 해보는 것이다.

그것이 언젠가 책 집필 의뢰로 이어지거나, 새로운 비즈니스 모델로 기획되거나, 신상품 개발 때 참고가 될지도 모른다.

또 늘 콘텐츠가 정리되어 있으면 필요할 때 꺼내어 적재적소에 활용할 수 있다.

의식을 바꾸는 것만으로도 자신이 매일 접하는 무언가를 그저 소비하는 것이 아니라 자신에게 유익한 콘텐츠로 바꿀 수 있다. 그러한 것들이 차곡차곡 쌓여 언젠가 큰 힘이 될 것이다.

돈정리

물건보다는 체험에 돈을 쓰자

세계적인 부자들은 돈을 어떻게 쓸까?

다양한 조사결과에 의하면 그들은 물건이 아니라 체험에 돈을 쓴다고 한다. 예를 들어 10만 원으로 멋진 풀코스 요리를 먹을 수 있다면 망설임 없이 돈을 내고 식사를 한다.

그들이 부자이기 때문에 한 끼에 10만 원을 써도 아깝지 않아서가 아니다. 쓸데없는 일에 10만 원을 낭비할 바에야 멋진 코스 요리를 먹으러 가는 편이 낫다는 것이다.

직접 돈을 내고 경험해보지 않으면 지금보다 나은 생활이 어떤 것인지 알 수가 없다. 지금 자신에게 큰돈이라 해도 더 나은 생활을 체험할 기회를 만드는 것은 매우 중요하다.

직접 경험해보면 지금까지 당연하게 생각했던 것이 당연하지 않게 느껴질 것이다. 더 나은 생활을 체험해보지 않으면 더 나은 생활에 도달할 동기부여를 얻지 못한다.

체험에는 학습도 포함된다. 학습에 관한 지출은 자기 투자다. 그러므로 체험 또한 자신에 대한 투자다.

체험 외의 것에 지출해야 한다면 나중에 내게 가치를 제공할 것에만 돈을 써라.&

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