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숫자로 말하라

성과를 내려면 숫자로 말하라

애매모호한 말은 성과를 망친다

매일 반복되는 모호한 업무 대화

상황은 좋습니다. 문제없습니다.

느낌이 괜찮아. 힘내자고.

대박이 틀림없습니다.

뭔가 부족한데…

직장에서 한 번쯤은 들어봤을 법한 흔한 말입니다. 그러나 이런 식의 대화가 한두 번이 아니라 매일 난무하는 직장이라면 조심해야 할 필요가 있습니다. 업무의 성과나 현재의 상태를 '애매모호하게' 말하고 있다는 증거니까요. 목표와 현재 상황이 불분명한 상황에서 일이 성공할 리는 없습니다. 숫자가 없는 애매모호한 업무에는 성과가 따르지 않으니까요. 마찬가지로 다음과 같은 표현도 주의해야 합니다.

잠깐만요.

시간 있으면…

최대한 빨리 부탁합니다.

급하거든요.

업무 성과를 내기 위해서는 명확한 시간 관리가 중요합니다. 하지만 예시처럼 상대방을 배려한답시고 시간을 ‘애매모호’하게 표현하는 경우가 많은데요, 세상에는 이렇게 구체적인 숫자로 말하지 않고 애매모호하게 말하는 사람들이 넘쳐납니다. 하지만 누구도 애매모호한 표현이 일의 성패를 가른다는 사실은 깨닫지 못합니다. 성과가 없어도 ‘애매모호’해서 눈치 채기가 어렵기 때문이죠.

숫자로 말하는 사람이 성과를 내는 이유

왜 대부분의 사람들이 '숫자'로 말하지 못하는 것일까요? 예전에는 굳이 숫자로 말하지 않아도 성과를 낼 수 있었습니다. 지금까지 우리 사회는 지속적인 경제 성장 속에서 오랜 시간 함께 앉아 일하며 인간관계를 구축해 왔습니다. 사무실에서 긴 시간을 함께 보내거나 술을 마시면서 상대의 마음을 헤아리며 분위기를 읽을 수 있는, '보이지 않는 공통 언어'가 자연스럽게 형성되어왔죠. 팀워크와 의기투합으로 분위기를 읽으면서 그 모호함을 충분히 메울 수 있었기 때문에 숫자로 말하지 않아도 성과를 낼 수 있었습니다.

그러나 현대의 급변하는 경영환경과 코로나를 계기로 그것도 더 이상 통하지 않게 되었습니다. 회사에서는 원격 근무가 확대되면서 사내 동료들과는 대면할 기회가 줄었고, 한 번도 만난 적 없는 협력사나 고객사 사람들과도 원격으로 일해야 하는 상황들이 생겼습니다. 또 짧은 시간 안에 상대방에게 내용을 전달하고 움직이도록 설득하여 성과도 내야합니다. 그러기 위해서는 일의 목표와 해야 할 행동을 명확하게 전달하는 커뮤니케이션이 필요합니다. 그 수단이 바로 '숫자로 말하기' 입니다.

숫자로 말하지 않으면 연봉의 절반을 잃게 된다

9개의 '없다'가 당신의 노력을 망치고 있다

당신은 일을 할 때 숫자로 말하고 있나요? "당연한 거 아냐? 그건 일의 기본이야."라고 말하는 사람이 있는가 하면, "중요한 건 알겠는데 잘 안 된다."라는 사람들도 많을 겁니다. 어쩌면 '숫자로 말하는 것' 자체를 평소 생각해 본 적도 없는 사람도 있을지 모르겠습니다. 중요한 점은 회사에서 숫자로 말하지 못하면 다음의 9가지 이유로 손해를 볼 수 있다는 것입니다.

숫자가 없으면 협조를 얻을 수 없다

먼저, 다음 세 가지가 일을 방해하기 때문에 주변의 협조를 얻지 못합니다.

① 전달력이 없다

숫자를 사용하지 않는 사람의 말은 구체성이 없기 때문에 상대방에게 잘 전달되지 않습니다.

② 이미지를 공유할 수 없다

함께 무언가를 진행하려고 해도 목표에 대한 이미지가 모호하면 타인과 공유하기 어렵습니다.

③ 들어줄 수 없다

한번 '당신 말은 무슨 소린지 잘 모르겠다'는 이미지가 생기면 상대방은 그때부터 이야기를 진지하게 들어주지 않게 됩니다.

숫자로 목표를 정하지 않으면 일이 끝나지 않는다

다음으로는 일이 끝나지 않을 겁니다. 위에서 언급한 세 가지 이유로 인해 일이 좀처럼 진행되지 않기 때문이죠.

④ 예측할 수 없다

숫자가 없으면 목표도, 진행 상황도 알 수 없으니 얼마나 많은 시간과 에너지가 소요될지 예측할 수 없게 됩니다.

⑤ 행동으로 옮길 수 없다

시간과 에너지가 얼마나 소요될지 모르고, 또 목표도 모르니 결국은 행동할 수 없게 됩니다. 목적지도 거리도 모른 채 마라톤을 시작하는 것과 같다고 볼 수 있죠.

⑥ 낭비를 줄일 수 없다

진행 방법과 기준이 없으니 일이 효율적으로 진행될 리가 없습니다. 여기저기서 받는 불필요한 일에 발목만 잡힐 뿐이지요.

숫자로 말하지 않으면 제대로 평가받지 못한다

게다가 평가도 잘 받지 못하게 됩니다. 설령 열심히 일을 끝냈더라도 다음 세 가지 이유로 그 노력을 제대로 평가하기 어려워지기 때문입니다.

⑦ 성과를 측정할 수 없다

영업은 매출 목표와 실적 수치 없이는 얼마나 성과를 냈는지 측정할 수 없습니다. 영업 이외의 분야에서도 목표와 실적 수치가 없다면 어림짐작으로 평가할 수밖에 없게 되죠.

⑧ 비교를 할 수 없다

인사평가는 다른 사람과의 비교를 통해 이루어집니다. 하지만 평가의 잣대가 없으면 결과를 비교하는 것은 불가능한 일입니다.

⑨ 상사에게 설명할 수 없다

직속 상사가 평가에 관한 모든 권한을 가지고 있는 것은 아니지만, 상사 자신의 직속 상사나 인사 담당자에게 당신에 대한 평가를 설명하기 위해서는 반드시 숫자가 필요합니다.

즉, 숫자로 말하지 않는 사람은 주변의 협조를 얻지 못하고 혼자 힘으로 모든 업무를 헤쳐 나갈 수밖에 없습니다. 아무리 노력해도 일이 쉽게 끝나지 않게 되죠. 고생해서 일을 끝내도 상사나 주변 사람들에게 올바른 평가를 받지 못합니다. 대부분 그런 상황을 겪게 된 후에는 주변 사람들에 대한 불신과 불안, 그리고 불만만 남을 뿐입니다.

그러나 우리가 알고 있듯, 주변 사람들이 나쁜 것이 아닙니다. 물론 당신의 노력이 부족했던 것도 아니겠지요. 단지 숫자로 말하지 않았을 뿐입니다. 자기 자신이 숫자로 말하기에 익숙하지 않다는 것을 스스로 알고 있다면 그나마 다행일 겁니다. 실제로는 숫자로 말하지 않았다는 사실조차 자각하지 못하는 사람들이 훨씬 많습니다.

숫자로 상대방을 움직이는 법

숫자는 상대의 머리와 가슴, 행동을 변화시킨다

다음 두 가지 상황을 가정해 봅시다. 상사가 아래와 같이 말했다면 마음이 움직이는 말은 어느 쪽인가요?

A 자격증을 취득하지 않으면 낮은 평가를 받게 되네.

B 올해 안에 이 자격증을 따면 자격수당과 별도로 보너스를 10만원을 줄게.

B가 정답입니다. A와 같은 막연한 제안은 들으면 의욕이 생기지 않게 됩니다. 상사가 10만 원이라는 구체적인 금액을 주겠다고 제안한다면, 어려운 자격증이라도 반드시 합격하고 싶다는 생각이 들지 않나요? 다음은 숫자로 말하지 않으면 발생하는 문제들입니다.

무엇이 문제인지 잘 모르겠다

현재 상황이 명확하지 않다

목표가 모호하다

어떤 행동이 필요한지 모르겠다

헛일이 될까 걱정이 된다

성공할 수 있을지 모르겠다

상대방이 나를 돕고 싶어도 정말 도움이 필요한지, 얼마나 많은 시간과 에너지가 필요한지 알 수 없기 때문에 선뜻 움직이기 어렵습니다. 상대방을 움직이게 하려면 다음 세 가지를 명확하게 전달해야 합니다.

① 문제(현재)

② 목표(미래)

③ 필요한 행동(내용, 양)

이 세 가지를 알려주면 상대방은 문제의 중요성을 이해하게 됩니다. 목표 실현을 위해 얼마나 많은 행동을 취해야 하는지도 알 수 있게 되죠. 또 행동해야 할지, 행동하지 말아야 할지도 판단할 수 있고요. 이처럼 숫자로 말하면 문제점과 해야 할 행동이 분명해지고, 미래의 이미지가 명확해집니다. 그때, 상대방의 마음이 움직이고 행동까지 나아갈 수 있게 되는 것이죠.

직장에서 인정받는 숫자의 마법

숫자로 말하면 일이 빠르게 끝난다

왜 항상 바쁜가?

A 오늘도 야근이라 몇 시에 퇴근할 수 있을지 모르겠네. 가뜩이나 바쁜데 급한 일부터 먼저 해달라고 하다니…

B 오늘은 18:30에 일을 끝내고 19시부터 환영회에 가야겠다. 급하게 끝내야 하는 일 10건 중에 80%만 오늘 안에 끝내면 괜찮을 것 같아.

A처럼 항상 바빠 보이는 사람이 주변에 있지 않나요? 어쩌면 당신의 상황일지도 모르겠습니다. 이 경우는 대부분 책임감을 가지고 주어진 일을 묵묵히 하고 있는 사람이라고 생각할 겁니다. 그런데 늦게까지 일이 끝나지 않는 이유가 말하는 방법 때문이라면 어떨까요? B처럼 말하면 일이 빨리 끝날 수 있습니다. 18시 30분에 일을 끝내겠다는 것 즉, ‘언제’를 숫자로 말했기 때문입니다. 당연한 이야기로 들릴 수 있습니다. 하지만 ‘18:30’이라는 명확한 숫자로 말하면 여섯시 반에 일을 끝내기 위해 일의 양과 우선순위를 파악할 수 있게 됩니다. 또한 대화 B는 ‘언제’ 뿐만 아니라 ‘얼마나’(10건)와 ‘몇 퍼센트’(80퍼센트)를 숫자로 말함으로써 오늘의 목표가 명확해집니다. 그 결과 업무 집중력도 높아지는 것이죠.

일을 끝내는 3스텝

실제로는 다음의 3단계로 진행하면 됩니다. 가족이나 동료에게 “오늘은 18:30에 퇴근한다.”라고 말합니다. 또는 학습이나 스터디 모임 등 변경할 수 없는 약속을 잡습니다.

자신이 해야 할 일을 메모에 적고, 각각 필요한 시간과 우선순위를 ‘자료 준비 90분, 우선순위 B’와 같이 정합니다. 그 다음, 일 목록 중 가장 중요한 최우선 순위 20퍼센트와 중요하지 않은 20퍼센트를 정합니다. 최우선 순위 20퍼센트는 오늘 안에 반드시 끝내고, 중요하지 않은 20퍼센트는 하지 않기로 결정하는 거죠.

숫자로 말하면 설명시간이 10분의 1로 줄어든다

상대방이 원하는 정보를 필요한 만큼만 전달한다

태국 공장에서 제품 생산이 계획보다 많이 늦어지고 있지만 마감 기한까지 2주밖에 남지 않았을 때, 부장님이 “어떻게 되어가고 있나?” 하고 묻습니다. 어떤 설명이 좋은 답변일까요?

A 조금 늦어지긴 했지만 계획대로 생산할 수 있습니다. 담당자가 괜찮다고 하니 문제는 없을 겁니다. B 처음 계획보다 생산량이 100kg 줄어서 기한 안에 생산량은 400kg일 것 같습니다. 계획대로 진행하려면 앞으로 2주는 더 필요합니다.

숫자로 설명하면 가장 효율적이고 짧게, 그리고 가장 빠르게 전달할 수 있습니다. 상대방이 알고 싶어 하는 정보를 미리 필요한 것만 간단하게 정리할 수 있기 때문이죠. 이렇게 말하면 너무 당연하다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 이 '당연함'이 현실에서 이루어지기란 쉽지 않은 것도 사실이고요.

‘언제, 얼마나, 몇 퍼센트’로 질문의 90퍼센트는 해결된다

앞의 상황에서 부장님이 알고 싶은 것은 무엇이었을까요? 우선 ‘현재 생산량’입니다. 지금까지 실제로 얼마를 생산했는지 계산해보아야 합니다. 다음으로는 ‘앞으로의 생산량’입니다. 즉, 앞으로 2주 동안 얼마나 더 생산할 수 있느냐가 중요합니다. 또, 계획대로 만회하기까지 시간이 얼마나 걸릴 것인가도 중요한 사안이겠고요. 그리고 ‘가능성’, 현재의 전망이 얼마나 확실한지의 여부도 중요합니다. 지연되는 이유와 해결책도 알고 싶겠지만, 부장은 ‘언제, 얼마나, 몇 퍼센트’를 먼저 알고 싶은 것입니다.

즉, B처럼 ‘언제, 얼마나, 몇 퍼센트’를 숫자로 이야기하면 부장님의 의문을 90퍼센트 커버할 수 있습니다. 공장뿐만 아니라 사무실 안에서 상황을 보고할 때도 마찬가지죠.

현재 매출은 2억 원입니다. 앞으로 3주 안에 남은 1억 원의 상품을 판매해서, 계획한 3억 원을 달성할 것으로 예상됩니다. 남은 매출 1억 원의 달성 가능성은 75%입니다.

현재 300명이 신청한 상태입니다. 지금과 같은 신청 속도가 유지된다면 정원 400명까지 남은 100명도 3일이면 달성할 수 있습니다. 95% 문제없습니다.

‘괜찮습니다’가 불러오는 비극

사실 저는 예시와 같은 상황에서 A화법으로 인해 무려 7,000배의 시간을 빼앗긴 적이 있습니다. 태국 공장에 있는 한 동료가 부장님이 몇 번을 물어봐도 ‘괜찮다’며 매번 같은 말만 되풀이했다고 합니다. 저는 도쿄 본사에서 근무중이었는데 부장님이 점심식사 후 갑자기 “괜찮을 리가 없다. 이대로 가다가는 큰일 난다”고 제게 말했습니다. 그러더니 큰 결심이라도 한 듯 이렇게 말하더군요.

“지금 당장 태국에 가봐야 할 듯하니 집에서 여권 좀 가져와.”

그 후 2주간 우리는 태국 공장에서 현상 조사와 해결에 몰두해야 했습니다. 동료가 숫자로 말하지 않았기 때문에 불필요한 시간이 10배로 늘어날 수밖에 없었죠. 3분이면 끝날 설명이 2주, 즉 7,000배가 되어 버린 것입니다. 이처럼 상대방이 알고 싶어 하는 사항을 ‘언제, 얼마나, 몇 퍼센트’로 정확하게 말하면 설명 시간은 10분의 1 이하로 줄어듭니다. 나와 나의 상사, 그리고 업무로 얽혀있는 주변 사람들의 시간 낭비도 줄일 수 있고, 신뢰도 높아지겠죠.

그런데 태국 동료는 정말 A 예시처럼 괜찮다고 믿었을까요? 지금 생각해보면, 사실 그 역시 문제가 있다는 것을 알고 있었을 거라고 생각합니다. 안 좋은 소식을 상사에게 보고하는 것은 여간 부담스러운 일이 아닐 수 없습니다. 그러나 안 좋은 소식일수록 빨리 보고하는 것이 매우 중요합니다.

상대를 움직이는 숫자의 마법

뛰어난 리더는 숫자로 말한다

리더에게 필요한 3가지 역할

리더로서 팀을 이끌어야 할 때 가장 중요한 역할은 다음 세 가지입니다.

미래의 목표를 제시하는 것

부하를 성공시키는 것

팀 실적에 책임을 지는 것

이 세 가지를 실현하기 위해서는 경험과 기술이 필요합니다. 그중에서도 숫자로 말하기가 리더로서 성공할 수 있는지 없는지를 가르는 큰 관건이라고 할 수 있죠.

A 전 세계 사람들에게 사랑받는 동영상 플랫폼을 만들겠습니다.

B 2016년 말까지 하루 총 시청 시간 10억 시간을 달성하겠습니다.

하루에 얼마나 많은 동영상을 보고 있나요? 이미 유튜버로 활약하고 있을 수도 있겠군요. 유튜브(YouTube)의 모회사인 구글(Google)은 현재 전 세계에서 가장 큰 회사 가운데 하나입니다. B의 예시에 언급된 숫자는 유튜브에서 2012년 11월에 발표한 실제 목표치입니다. 하루 10억 시간이라는 숫자는 매일 전 세계 10억 명이 1시간 동안 동영상을 시청할 때의 시간을 의미합니다. 1인 평균 시청 시간을 30분으로 계산하면 20억 명인 셈이고요. 2012년 당시 전 세계 시청 시간은 1억 시간 정도였습니다. 10억 명으로 계산하면 1인당 6분으로, 짧은 동영상 한 편을 볼 수 있을 정도의 시간입니다. 그런 시기에 유튜브가 전 세계 시청 시간을 10배로 늘리자는 목표를 세운 것은 담대함 그 자체였죠. 유튜브는 주저하지 않고 이 목표를 향해 달려갔고, 불과 4년 만에 정말로 목표치인 10억 시간을 달성하게 됩니다.

급성장한 글로벌 기업의 목표 설정 비결

이처럼 기업에서 목표를 설정하고 관리하는 방법을 'OKR(Objectives and Key Result)'이라고 합니다. 구글이나 페이스북 같은 세계적인 기업들도 채택하고 있는 방식입니다. 이렇게 말하면 아주 제한된 일부 대기업에서만 할 수 있는 방법론이라 생각하고 포기하려 할지도 모르겠습니다. 하지만 사실은 그렇지 않습니다. 지금까지 소개한 '숫자로 말하기' 요령을 사용하면 어떤 형태의 회사에서도 구글과 같은 목표를 설정할 수 있습니다.

먼저 '2016년 말까지' 혹은 '10억 시간'처럼 '언제'와 '얼마나'를 숫자로 표현해야 합니다. 미래의 목표를 숫자라는 공통 언어로 명확하게 보여주는 것이죠. 목표는 가능한 '심플한 숫자'로 표현하는 것이 좋습니다. 만약 목표치를 2016년 11월 15일까지 9억 4,781만 시간'이라고 하면 기억에 남지 않을 겁니다. 2016년 말까지 10억 시간처럼 큰 목표일수록 심플한 숫자로 표현해야 사람들의 마음에, 그리고 기억에 남게 됩니다.

목표는 과감하고 비현실적으로

지금까지 담대한 미래의 목표를 숫자로 말하는 것에 대해 소개했습니다. 사실 OKR은 두 파트 O와 KR로 나누어져 있습니다. 먼저 O는 '목표(Objectives)' 입니다. 앞서 말한 '2016년 말까지 10억 시간'이 'ㅇ'에 해당하는 것이죠. KR은 핵심적인 성과, 즉 한 사람마다 달성해야 하는 단기 목표라고 볼 수 있습니다. 이 책에서는 전문적인 OKR에 대한 설명은 생략하고, 내일부터라도 당장 OKR을 사용할 수 있는 포인트만 소개하도록 하겠습니다.

먼저 O를 살펴봅시다. 여기서 중요한 것은 10배 성장과 같이, 높고 도전적인 목표치로 관점을 끌어 올리는 것입니다. 4년 후 10억 시간'처럼 언뜻 실현하기 어렵게 보이는 큰 목표를 설정하면 그때부터 여러 아이디어가 나오기 시작합니다. 반대로, '매년 5퍼센트 성장'처럼 비교적 현실적인 목표일 때는 혁신적인 새로운 방식이 탄생하기 어려워집니다. 과감하게 10배로 목표를 끌어올려 보세요. 이렇게 해야 사람들을 끌어들이고 큰 목표를 향해 함께 도전할 수 있습니다.

단기 목표는 구체적이고 평가하기 쉽게 만든다

다음은 KR입니다. KR은 큰 목표를 향해 가면서 동시에 달성해야 하는 개개인의 성과, 즉 '핵심 결과(Key Result)'를 뜻합니다. 개개인은 자신이 목표를 달성했는지 아닌지를 명확하게 평가할 수 있어야 합니다. 따라서 개별성과도 '언제'와 '얼마나'를 숫자로 말하는 것이 중요하게 작용하는 것이죠. 그렇다면 예를 들어 '잔업 시간을 10분의 1로 줄인다'가 목표라고 가정해 본다면, 해당 예시의 성과는 다음과 같습니다.

CAT 사전 안내를 명확히 하여 1년 이내에 회의 시간을 60분에서 30분으로 줄인다.

CA2 월 1회 훈련을 통해 3개월 안에 경비 정산 오류를 50% 줄인다.

목표를 10배로 크게 잡되, 개별 단기 목표는 심플하고 마음에 남도록, 또 확실히 평가할 수 있도록 구체적으로 잡으세요. 두 미래의 목표 모두 숫자라는 '공통 언어'로 말하면 회사의 폭발적인 성장으로 이어지게 될 것입니다.

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본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.